Zehn Fragen zu Spesen

1 Haben Angestellte Anspruch auf die Rückvergütung von Spesen?

Ja. Arbeitgeber müssen den Angestellten alle Auslagen ersetzen, die bei der Arbeit notwendigerweise entstanden sind. Dazu gehören etwa Kosten für die Benützung des privaten Autos oder des privaten Handys zu Geschäftszwecken. Auch Kosten für die Fahrt zu Arbeitseinsätzen ausserhalb des üblichen Arbeitsorts zählen dazu. 

2 Darf die Höhe der Spesen im Arbeitsvertrag beschränkt werden?

Nein. Arbeitgeber müssen alle notwendigen Ausgaben der Ange­stellten bezahlen. Vereinbarungen, die dem Arbeitnehmer einen Teil der Spesen überwälzen, sind ungültig. 

3 Sind Pauschalspesen zulässig?

Ja, wenn sie schriftlich vereinbart oder in einem Gesamtarbeitsvertrag vorgesehen sind. Solche Pauschalen müssen die durchschnittlichen Kosten decken. 

4 Sind die Pauschalspesen auch nach einer Freistellung geschuldet?

Nein. Spesen sind Auslagen, die bei der ­Arbeit anfallen. Ohne Arbeit keine Spesen.  Das gilt auch, wenn Angestellte in den ­Ferien oder krank sind.  

5 Was gilt, wenn die Spesenpauschale nicht kostendeckend ist?

Dann ist sie ungültig. Und der Arbeitgeber muss die höheren, tatsächlich entstan­denen Kosten bezahlen.

6 Welche Spesen müssen ersetzt ­werden, wenn Angestellte für ­Geschäftsfahrten ihren Privatwagen ­benutzen?

Üblicherweise wird pro Kilometer eine ­Pauschale bezahlt, die vom Automodell und den gefahrenen Kilometern abhängt. Diese Zahlung muss die anteilsmässigen Kosten für Benzin, Unterhalt, Amortisation, Haftpflichtversicherungsprämien und ­Steuern decken. 

7 Wie werden Angestellten die Kosten für den öffentlichen Verkehr bei ­Geschäftsreisen vergütet, wenn sie privat ein Halbtax- oder ein Generalabonnement ­besitzen?

Bei einem Halbtaxabo muss der Betrieb die effektiv durch die Fahrt ­ent­standenen Kosten tragen – also den Halbtaxtarif. Und bei ­einem privaten Generalabo sollte den An­gestellten der Halbtaxtarif ­vergütet ­werden.

8 Gehören auch Ausbildungskosten zu den Spesen?

Nein, sofern die Ausbildung für die ­kon­krete Tätigkeit im Betrieb nicht not­wendig ist. Weiterbildungskosten sind vom An­gestellten selbst zu bezahlen – ­ausser der Kurs wurde vom Arbeitgeber ­angeordnet. 

9 Müssen die Angestellten ihre Spesen belegen?

Ja. Im Streitfall heissen Gerichte Spesen­zahlungen nur dann gut, wenn der ­Angestellte die Auslagen beweisen kann.

10 Zu welchem Zeitpunkt sind Spesen zu zahlen?

Bei der Auszahlung des Lohns, sofern ­keine kürzere Frist verabredet ist. Bei regel­mäs­sigen Auslagen haben Angestellte einen ­Vorschuss in der Höhe der zu erwartenden Auslagen zugut.

02.12.2017, Mirjam Gmür